外国人のお客様への返信で迷いやすいのは、単語そのものより「どのくらい丁寧に書けばよいか」「短いと冷たく見えないか」という部分です。次の四つをそろえると、短くても安心感のある文章になります。
1. 最初に受け取ったことを伝える
まず、問い合わせや連絡を確認したことを一文で伝えます。
Thank you for your message.
ご連絡ありがとうございます。
Thank you for letting us know.
お知らせいただきありがとうございます。
2. 結論を先に書く
予約できるか、変更されたか、支払いが必要かを先に書きます。長い説明から始めると、重要な情報が見つけにくくなります。
Your booking is confirmed for July 18 at 2:00 PM.
3. 日時・金額・場所を分ける
大切な数字は文章の中に埋めず、改行して見せましょう。日付は月を英単語で書くと、月日を逆に読む誤解を減らせます。
Date: July 18, 2026
Time: 2:00 PM
Location: Asakusa Studio
Total: ¥8,000
4. 次の行動を明確にする
最後に、お客様が返信する必要があるのか、何もしなくてよいのかを伝えます。
No further action is needed.
追加のお手続きは不要です。
Please reply by July 16.
7月16日までにご返信ください。
送信前のチェック
- 氏名のスペルは正しいか
- 日時とタイムゾーンは明確か
- 金額、通貨、税込・税別は正しいか
- キャンセルや返金の説明は実際の規定と一致するか
- できない約束をしていないか
- お客様が次にすることが分かるか
短くても失礼ではありません
丁寧さを出すために長くしすぎる必要はありません。「確認」「結論」「詳細」「次の行動」があれば、短い文章でも十分に親切です。
The hardest part of customer messaging is often not vocabulary—it is knowing whether a short message sounds too cold. Four simple elements make a message feel reassuring without making it long.
1. Acknowledge the message
Start by showing that the customer’s inquiry or update has been received.
Thank you for your message.
Thank you for letting us know.
2. Give the answer first
Say whether the booking is available, the change is confirmed, or payment is needed before adding background information.
Your booking is confirmed for July 18 at 2:00 PM.
3. Separate important details
Keep dates, prices, and locations out of dense paragraphs. Write the month as a word when possible to avoid day/month confusion.
Date: July 18, 2026
Time: 2:00 PM
Location: Asakusa Studio
Total: ¥8,000
4. Make the next action obvious
Finish by saying whether the customer needs to reply.
No further action is needed.
Please reply by July 16.
Check before sending
- Customer name and spelling
- Date, time, and time zone
- Price, currency, and tax treatment
- Cancellation and refund terms
- Promises you can actually keep
- A clear next step
Short can still be considerate
You do not need a long message to sound polite. Acknowledgment, answer, details, and next action are usually enough.